COLEGIO CIENTIFICO TECNOLOGICO EINSTEIN     

DOCENTE JUAN PABLO URRUTIA

PROYECTO DE SISTEMATIZACION Y AUTOMATIACION DEL AREA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO CIENTIFICO TECNOLOGICO EINSTEIN

5TO. PERITO CONTADOR

CLASE DE CATALOGACION Y ARCHIVO

CESAR EMANUEL VASQUEZ GONZALEZ

15-04-2015  

SAN ANTONIO SUCHITEPEQUEZ

2. OBJETIVOS GENERALES DE LA SISTEMATIZACION

Objetivo general:

·         sistematizar y automatizar la secretaria del colegio científico tecnológico Einstein de san Antonio Suchitepéquez

Objetivos específicos:

·         optimizar los recursos  que actualmente se tienen en el colegio científico tecnológico  Einstein de san Antonio Suchitepéquez.

·        Mejorar los procesos y procedimientos actuales para brindar un mejor servicio al usuario.

Objetivo de análisis:

·         Adquirir un aprendizaje significativo en el curso de sistematización y automatización de oficina y mejorar los procesos y procedimientos de la secretaria del colegio científico tecnológico Einstein de san Antonio Suchitepéquez.

3. JUSTIFICACION DE LA SISTEMATIZACION

¿Porque y para que sistematizamos?

Sistematizamos porque queremos mejorar aspectos que encontramos como un problema,  u ordenar procesos que  no llevan un orden con el fin de  tener un mejor rendimiento  en el área administrativa del plantel.

¿Qué es sistematización?

Se denomina sistematización al proceso por el cual se pretende ordenar una serie de elementos, pasos, etapas, etc., con el fin de otorgar jerarquías a los diferentes elementos. Proceso constante y aditivo de elaboración de conocimiento luego de la experiencia en una realidad específica. Consiste en el primer nivel de teorización de la práctica.

¿Qué es automatización?

El término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima, incluso sin intervención, del ser humano. Un sistema automatizado ajusta sus operaciones en respuesta a cambios en las condiciones externas en tres etapas: mediación, evaluación y control.

Esta tecnología incluye:

• Herramientas automáticas para procesar partes
• Máquinas de montaje automático
• Robots industriales
• Manejo automático de material y sistemas de almacenamiento
• Sistemas de inspección automática para control de calidad
• Control de reaprovechamiento y control de proceso por computadora
• Sistemas por computadora para planear colecta de datos y toma de decisiones para apoyar las actividades manufactureras

¿Qué es sistematización y automatización de oficina?

La automatización de la oficina es la integración de las funciones de toda la información en la oficina, que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición, correo electrónico, así como las tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware.

¿Qué es proceso?

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. El concepto puede emplearse en una amplia variedad de contextos, como por ejemplo en el ámbito jurídico, en el de la informática o en el de la empresa. Es importante en este sentido hacer hincapié que los procesos son ante todo procedimientos diseñados para servicio del hombre en alguna medida, como una forma determinada de accionar.

¿Qué es procedimiento?

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

 ¿Cuándo automatizar?

Cuando es necesario actualizar el equipo y los procedimientos existentes en la oficina, es característica fundamental de una persona visionaria que automatiza con éxito.

4. AUTOMATIZACION Y SISTEMATIZACION DEL AREA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO CIENTIFICO TECNOLOGICO EINSTEIN DE SAN ANTONIO SUCHITEPEQUEZ

INFORMACION GENERAL DEL COLEGIO CIENTIFICO TECNOLOGICO EINSTEIN

El colegio científico tecnológico Einstein fue fundado en el año 2010, y situado en 4ta calle prolongación colonia la Blanquita salida a san Miguel Panán contando con los siguientes niveles académicos preprimaria, primaria y básico.

En el año 2014 inician las carreras del colegio científico tecnológico Einstein las cuales son las siguientes:

1.    Perito Contador con orientación en computación.

2.    Bachillerato en Ciencias y Letras.

3.    Bachillerato en Ciencias y Letras con orientación y computación.

4.    Perito en mercadotecnia y publicidad.

5.    Bachillerato en diseño gráfico.

Funcionando  en el año 2014 la carrera de perito contador con orientación en computación con una cantidad de 5 estudiantes y Bachillerato en  Ciencias y Letras con Orientación en Computación con una cantidad de 7 estudiantes haciendo un total de 12 estudiantes en el nivel medio.

Hasta hoy en fecha durante el año 2015 el colegio científico tecnológico Einstein cuenta con 210 estudiantes por todos los niveles académicos.

MISIÓN

Facilitará la enseñanza a los estudiantes  a través de un  sistema pedagógico teórico-práctico alejado del tradicionalismo  formativo, con un segundo y tercer idioma aunado a la tecnología informática  y a una  información ecológica con valores,   creando  espacio para la construcción del conocimiento propiciando  un ambiente seguro y agradable, que garantice una mejora continua.

VISIÓN

El colegio científico tecnológico Einstein, será reconocido por su calidad efectiva para formar estudiantes capaces de enfrentarse con responsabilidad a los retos educativos, formativos, profesionales, sociales y del país incidiendo así en el desarrollo humano de cada estudiante del colegio y despertando el pensamiento crítico y reflexivo.

ANTECEDENTES

El colegio científico tecnológico Einstein, adquiere este nombre en honor al gran científico Alemán del siglo XX. Albert Einstein quien siendo un gran pensador, percibía la educación y formación como algo nada tradicional. El colegio Einstein, antes Colegio Corazón de Jesús de la propietaria Juana Obregón de Cárdenas y creado por acuerdo ministerial, pasa a manos de los propietarios actuales Loreny Váldes y Juan Pablo Urrutia, en diciembre del año 2010. Adjunto a este cambio de nombre y dirección fiscal, se transfiere también la academia: Corazón de Jesús   la cual se encuentra aún con ese nombre y pendiente de reactivar.

Con antelación a la compra del nombre Corazón de Jesús, en el área ocupada actualmente por el colegio Einstein funcionaba el Colegio Nuevos Horizontes, en copropiedad con el nombre, con los dueños actuales del recinto, este funcionó durante tres años consecutivos.

LOS CUATRO PILARES DEL COLEGIO EINSTEIN

Pilares

Explicación

EDUCACION CON VALORES EDUCACION INTEGRAL DE LA CALIDAD TECNOLOGIA APLICADA A

El integrar al niño y niña en una familia educativa nos permite inculcarle respeto: a Dios a la diversidad, a la mujer, a la naturaleza y a nuestros semejantes. LA honestidad, el amor, la tolerancia, y la comprensión aunados a los demás valores se convierten en los ejes principales de nuestra educación convivencia dentro de la familia EINSTEIN. En un ambiente de convivencia con valores, la calidad no es un obstáculo para el desarrollo educativo ya que esto nos permite fácilmente emplear modelos y métodos educativos apegados a las necesidades de los educandos y a los requerimientos del  ministerio de educación. Incluido un idioma extranjero inglés y un idioma local como lo es el Quiche  a temprana edad, no hace despertar el interés  de los niños por estos idiomas y nos garantiza una fácil adaptabilidad  a este mundo globalizado. Elemental es para nosotros fortalecer las habilidades y destrezas de los estudiantes integrar áreas atreves de la música, las manualidades, el deporte, actividades científicas, culturales y ambientales, sin apartarnos del respeto a la diversidad cultural y étnica a si mismo el respeto a la naturaleza y el ambiente.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

GERENTE EDUCATIVO

Jerárquicamente es el principal responsable del colegio. Es nombrado por los propietarios, y le corresponde impulsar y dinamizar el trabajo del colegio en todas las áreas de acuerdo a las orientaciones de los copropietarios, preside el consejo de dirección y es representante del colegio. Es a quien se le reporta e informa de forma escrita o digital, de todas las actividades programadas por las direcciones para la semana y el cumplimiento de la anterior semana programada, cada lunes de cada mes.

Entre sus funciones está la de actuar como última instancia y los casos de apelación. Fuera de estas situaciones extremas, el dialogo entre las familias y el colegio se canaliza ordinariamente atraves de mandos intermedios como las direcciones.

Presenta las estrategias y su cumplimiento previamente conformados por las direcciones y los órganos involucrados.

DIRECTIVA DE CALIDAD

Es el ente rector y verificador de la calidad a nivel administrativo como educativo, discute las pertinencias de las propuestas educativas y maneja y valora los procedimientos y procesos que se llevaran a cabo para el cumplimiento de estas, establece estándares, genera documentos de apoyo y soporte, mantiene la atención al cliente incluyendo los reclamos para darle tramite y visualiza las necesidades y mejoras con buenas practicas innovadoras en pro de la calidad y exclusividad en la zona, garantiza la mejora continua atraves de la supervisiones o reuniones continuas los diferentes consejos abastecen de la información pertinente  como medida de control  y toma de decisiones.

Evalúa el cumplimiento de las estrategias mensualmente ante una sesión programada y exclusiva con las direcciones e involucrados en el tema educativo y administrativo.

CONSEJO DE DIRECCION

El consejo de dirección es un organismo asesor del gerente educativo, que le ayuda en la toma de decisiones para la conducción institucional. Sus integrantes son aprobados por los propietarios y se reúnen una vez por semana.

CONSEJO DE DICIPLINAS

Permite el atender aquellos casos severos de disciplinas que involucran a familias o estudiantes su compromiso es demediar generar soluciones como también establecer medidas preventivas que eviten llegar a este órgano, para tomar medidas correctivas, diseña la estrategia y visualiza la nocividad  de los actos como los estudiantes, que pongan es riesgo a otros estudiantes como a la institución misma, determina y genera decisiones o líneas de acción a seguir.

DIRECTOR/A ADMINISGTRATIVA

Es el ente encargado del manejo y control de la administracion  tanto interna como externa quien vela por las relaciones directas del ministerio de educación y quien dirige todo lo relacionado con personal operativo. Depende jerárquicamente de la enseñanza educativa y conforma el consejo disciplinario y es parte de la directiva de calidad.

Presenta ante la junta de calidad y el consejo de direcciones y las estrategias correspondiente como su seguimiento y cumplimiento cada lunes de cada semana

ADMINISTRADOR

El administrador es la persona directamente responsable de administrar los recursos económicos y los bienes del colegio de acuerdo a las orientaciones dictadas por el gerente educativo y su consejo de dirección, y en función de los planes y programas estructurados por las necesidad de pre primaria, primaria, básico y diversificado.

Depende Jerárquicamente del director administrativo  y es el jefe inmediato de todo el personal de mantenimiento. Presenta cada lunes las necesidad a su inmediato superior como los reportes administrativos pertinentes.

BIBLIOTECA Y RECURSOS EDUCATIVOS

Sera supervisado por la dirección administrativa, dirigido y programado por la dirección educativa, manejado por la secretaria en funciones, responsabilidad directa de cada maestro indirecta de cada alumno o usuario.

CONTROL Y MANEJO DE PERSONAL

Sera dirigido por la dirección administrativa, manejado por la secretaria como parte de su archivo y en su proceso de selección será asistido por el consejo de dirección. Es pertinente el conocimiento de todas las actualizaciones de los expedientes como de las necesidades del personal en relación al que hace administrativo y la directiva de la calidad y de consejo de dirección.

SERVICIOS GENERALES

Su campo de acción es dirigido por la dirección administrativa, siempre bajo los lineamentos de planificación y asignación de tareas, la evaluación constante del desempeño y la calidad en los procedimientos asignados a sus procesos.

DIRECTOR/A EDUCATIVA

Tiene a su cargo la conformación de comisiones las cuales también dirigen y los docentes por grados

 O área entre las funciones básicas esta el supervisar los avances de los estudiantes como también:

Elaboró: Maestros, estudiante.	Reviso/ Puesto: gerencia educativa	Aprobó: Propietarios
Y/o	Nombre: Loreny Valdés

Métodos y técnicas de enseñanza, contenidos, proyectos, actividades, planificadas, entre otros reporta en detalles ante el consejo de dirección.

se le presenta todos los planes que tengan conformación con la formación educativa de los estudiantes, como las evaluaciones de los niños determina en momento y espacio para las actividades presenta ante la junta de calidad y el consejo de dirección las estrategias correspondientes como su seguimiento y cumplimiento.

Informa semanalmente en el reporte de cada lunes a gerencia educativa y a consejo de dirección los posibles problemas encontrados y propone soluciones juntas con los maestros aceptados, para su análisis en consejo de dirección.

COORDINADOR/A DE GRADO O CURSO (DE PRIMARIA, PRIMARIA, BASICO Y DIVERCIFICADO)

El/la coordinador/a de grado o curso es la persona directa responsable de dar seguimiento y orientar a los estudiantes y alumnas en las distintas actividades estudiantiles: clases, actividades, deportivos, actividades extra escolares y extra aula. Es guiado y supervisado por la gerencia educativa, y las direcciones y es bastecido ley de información por los docentes o encargados de áreas es parte de la directiva y de calidad auxiliado por la secretaria.

SECRETARIA

Es  la unidad encargada de llevar los expedientes de notas de todos los estudiantes y alumnas y la preparación y reproducción del material impreso que se necesita para la actividad colegial. El trabajo de la secretaria es coordinado por los/las directoras y coordinadores/as académicos/as. Será quien tome nota ante las reuniones de los diversos órganos de coordinación y calidad para conformar las respectivas actas que conforman los expedientes, cada día asignado reunión de consejo de disciplina, de calidad y dirección fuera del horario regular es necesaria su presencia.

PROFESOR Y  PROFESORA

Los profesores y profesoras del colegio son las personas directamente responsables del desarrollo del programa académico de grado, en pre-primaria y primaria, o de la asignatura especifica que le corresponde según su especialidad, en el programa educativo.

Además, son los/las principales orientadores/as de los y las estudiantes, para el logro de los objetivos de aprendizaje.

Los profesores y profesoras de pre-primaria y primaria dependen jerárquicamente de su respectivo/a director. Los profesores y profesoras en cuanto a los aspectos docentes de su especialidad; dependen del coordinador de grado o curso, para los aspectos administrativos y académicos relacionados con los y las estudiantes de ese nivel. Reporta cada lunes a dirección educativa de los logros, tropiezos y necesidades en relación  a lo educativo y administrativo,  se reúne cada mes en:

Elaboró: Maestros, estudiantes	Revisó/Puesto: Gerencia Educativa	Aprobó: propietarios.
Y/O Junta Educativa	Nombre: Loreny Valdés.

4.2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTO A AUTOMATIZAR

La oficina del colegio científico tecnológico Einstein se encuentra en la entrada principal.

En la oficina del Colegio Einstein la secretaria Sara Santizo  realiza las siguientes actividades de diario

4.3 MOBILIARIO

La oficina del colegio científico tecnológico Einstein cuenta con los siguientes mobiliarios.

Cantidad	Material	Descripción	Estado
1	Mesa	Para secretaria	Mal
1	Mesa	Para objetos	Bueno
1	Archivo	Para expedientes de estudiantes	Bueno
1	dispensador	Para agua de los docentes	Bueno
1	Anaquel	Para libros, uniformes del colegio y de educación física.	Bueno
1	Vitrina	Para boutique y diccionarios y otros objetos frágiles.	Bueno
3	Sillas	1 silla para la secretaria y 2 sillas para la atención de padres de familia.	bueno

4.4 Recursos y Equipos.

Cantidad	Material	Descripción	Estado
1	Computadora	Para archivar todos los documentos de cada estudiantes  o documentos importantes y tenerlos en digital	Bueno
1	Impresora	Para imprimir notas, cronogramas, diplomas, etc.	Bueno
1	Teléfono	Para realizar y recibir llamadas de padres de familia o encargados sobre cualquier información.	Bueno
2	Botiquín	Para cubrir cualquier enfermedad o golpe que algún niño sufre en el entorno del colegio.	Bueno
1	Cafetera	Sirve para preparar café.	bueno

4.6 RECURSOS HUMANOS.

Cantidad		Descripción	Función
3	Administración	Son los encargados de llevar operaciones de distintos temas en el colegio EINSTEIN
2	Operativo	Llevan acavo tadas las actividades del colegio EINSTEIN
14	docente	Son formadores de futuros científicos de Guatemala
4	trabajadores	Son encargados de mantenimiento y mejoracion de problemas

4.7 TAREAS ADMINISTRATIVAS.

DIRECTORA	SECRETARIA	AUXILIAR
Operación, administración y autorización.	Administración, ejecución	ejecución

4.8 COORDINADORES DE CALIDAD (FUNCIONES)

Todos los docentes  y directores evalúan las actividades realizadas ya sean internas o externas para ver los problemas y poder dar soluciones o  propuestas  nuevas  para que ya no vuelva a pasar los mismos problemas. Todos los docentes y directores son coordinadores de calidad ya que ejercen una función muy importante en sus puestos.

4.9 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.

4.10 ORGANIGRAMA DE OFICINA.

5 ANALISIS SITUACIONAL DEL PROBLEMA

6. DEFINICION DEL PROBLEMA

PROBLEMAS

En el área administrativa se encontraron problemas en dos puntos diferentes del colegio Einstein de san Antonio such. Se encontraron adentro del área administrativa en infraestructura como: seguridad, electricidad, etc. Como son los puntos de riesgo y se encontraron los puntos de control. Por otro lado se encontraron problemas con la secretaria de esta área.

En problemas en base a infraestructura se encuentran casos preventivos porque aún no han pasado los cuales se les han encontrado los puntos de control los cuales es prevenir un accidente.

Ya  que el trabajo a realizar en la oficina requiere de mucha capacidad y mucha atención, como los problemas o dificultades que se encuentren aquí es lo que se busca mejorar.

El colegio Einstein cuenta con número de estudiantes el cual en algunos casos los padres requieren de información o consultas las cuales dependiendo el caso la secretaria no tiene información sobre el problema, y en la entrevista realizada según la secretaria en dados casos esta le ocasionaba un problema con lo que ella estaba realizando.

Para saber los puntos de control y puntos de riesgo entrevistamos a la secretaria interrogándola con los siguientes problemas de la oficina del colegio EINSTEIN.

HIPOTESIS DEL PROBLEMA

Al encontrar estos problemas ocasiona dificultades tanto como de servicios a maestros y padres de familia, según el área administrativa pues como la palabra lo dice debe de llevar una buena organización, debe de planearse las cosas antes de hacer cualquier actividad ya que es una de las herramientas para elaborar y llevar a cabo cualquier actividad con buenos resultados si siguen los pasos.

En casos con los problemas anteriores se encuentran disgustos por la atención que quisiera la persona que necesita el servicio ya sea de secretaría o de la secretaria ya que es la encarga del área administrativa.

6.1 PROBLEMAS DEL AREA ADMINISTRATIVA

INDICADORES	PUNTOS DE RIESGO	PUNTOS DE CONTROL
INFRAESTRUCTURA	GRADA	NO SER GRADA SI NO UN ATERAL
ELECTRICIDAD	CABLES	ORGANIZAR TODOS LOS CABES Y ASEGURAR
ACCESO	GRADA Y PUERTA	CREAR ATERAL Y PONER PUERTA NORMAL, Y UN VENTILADOR
SEGURIDAD	PUERTA Y PORTON	HACER PUERTA NORMAL Y CREAR UN PORTON SEGURO
TELECOMUNICACIONES	IMPRESORA	HACER UN ESCRITORIO DONDE AYA SOLO MATERIAL DE COMPUTACION Y SUS UTILES
OTROS	MAZETA-ESCRITORIO	ASEGURAR MAZETA Y CAMBIAR ESCRITORIO DE SECRETARIA MEJOR Y SEGURO.

 

PROBLEMAS A LA SECRETARIA DEL COLEGIO EINSTEIN.

CUANDO SE DA EL  PROBLEMA ?	QUE PROBLEMA ES?	POR QUE ES UN PROBLEMA	SULUCION SEGÚN SEÑO SARITA	SOLUCION NUESTRA
1.Cuando esta cuadrando.	1.Llamadas de padres de familia.	1.Por que piden información la cual no tiene seño sarita.	1.Que todos los maestros le pasen información.
1.cuando ya es la hora de irse. 2. cuando llegan a pagar. 3. cuando llegan a pagar ingles.	1.Que no todos han pagado. 2. que no han pagado inscripción. 3. que no hay talonarios.	1. por que no saben cuantos van a ir. 2. padres se molestan. 3. tienen que usar otro y no es lo mismo.	1.que lleguen a pagar antes. 2. hacer toda la papelería. 3. tener suficientes talonarios.
1.cuando llegan a pagar mensualidades.	1. por que ella ya esta cuadrando.	1. por que tiene que volver a cuadrar.	1. dejarlos pendientes para otro dia.
1.cuando esta trabajando.	1. el teléfono.	1. por que la desconcentran y depende  del tipo de llamada.	1. un auxiliar
1.cuando revisan papelería.	1. no estén en orden.	1. por que no están ordenados.	1. ordenar todos por grado.
1.cuando no firman	1. los maestros.	1. por que no pasan a firmar el libro	1. llamar la atención a los maestros.
1.cuando le pidan un favor.	1. que le pidan algo a distiempo.	1. por que se lo dicen a ultima hora.	1. decircelo una hora antes.
1.cuando cuadran.	1. que no salgan las cuentas.	1. por que sacan gastos y no los anotan.	1. anotar todo

6.2 TECNICAS UTILIZADAS PARA LA RECOLECCION DE DATOS

ENTREVISTAS

Para saber los problemas que le suceden día a día a la secretaria del colegio EINSTEIN  se tomó un tiempo prudencial para interrogarla por medio de tips de entrevistas y posibles preguntas.

VISUAL

Para saber o tener posibles problemas en el área administrativa se tomó la técnica de visualizar todo su alrededor en diferentes puntos de vista para dar con posibles puntos de riego.